Về Email

Email dường như đang dần mất đi vị thế trong cộng đồng người dùng internet hiện đại. Dù vẫn còn nhiều người như tôi - mỗi ngày đều kiểm tra email khi trực tuyến, nhưng tôi nhận thấy tỷ lệ này chủ yếu tập trung ở giới công nghệ thông tin. Trong tổng thể người dùng mạng, email ngày càng ít được tin dùng như một công cụ giao tiếp thường nhật.

Trong buổi trao đổi với đồng nghiệp hôm nay, có người đồng tình với quan điểm của tôi, cũng có người phản đối. Dù sao đây cũng chỉ là góc nhìn cá nhân.

Cũng giống như sự thay đổi vị thế của hệ thống bưu điện truyền thống trong đời sống, sự biến chuyển của email không hẳn mang tính tích cực hay tiêu cực. Hầu hết các hộp thư hiện nay tràn ngập quảng cáo thương mại hoặc các hóa đơn tự động in từ máy tính. Thỉnh thoảng mới có người nhận tạp chí đặt mua hay thông báo nhận bưu kiện. Đó là toàn bộ nội dung trong hộp thư của đa số người dùng hiện đại.

Sự ra đời của mạng xã hội và nền tảng nhắn tin tức thời đã thay thế những lá thư viết tay vốn dĩ chậm trễ. Tuy nhiên thư viết tay chưa hề biến mất hoàn toàn. Mẹ tôi thỉnh thoảng vẫn gửi thư truyền thống, và những nét chữ đẹp mắt ngày càng hiếm thấy :) Cô em họ đang học tiểu học của tôi cũng định kỳ viết thư cho dì (chính là mẹ tôi), rồi hình ảnh lá thư được quét qua mạng xuất hiện trên màn hình máy tính của tôi.

Hồi đại học, hai năm đầu tôi đặc biệt say mê viết thư tay, trung bình mỗi ngày viết 5-6 trang giấy. Dường như khi tôi sắp tốt nghiệp, những tân sinh viên cũng lặp lại thói quen này. Nay đã ra trường lâu, không biết hộp thư sinh viên hiện tại còn đầy ắp thư từ như trước hay không.

Gần đây gặp lại đồng nghiệp cũ say mê du lịch, anh ấy chia sẻ: “Hãy để lại địa chỉ bưu điện đi. Mỗi khi đến nơi mới, tôi đều gửi bưu thiếp cho tất cả bạn bè, kèm vài dòng cảm xúc - đó là trải nghiệm rất thú vị.”

Dù xuất hiện muộn hơn so với thư truyền thống, email lại nhanh chóng rơi vào tình trạng lúng túng. Một trong những nguyên nhân quan trọng là sự bùng nổ của thư rác. Khác với quảng cáo giấy trong hộp thư nhà riêng, thư rác điện tử còn tệ hơn nhiều vì chi phí truyền tải gần như bằng không. Tuy nhiên tôi cho rằng đây chưa phải vấn đề nghiêm trọng nhất. Tin tôi đi, một ngày không xa chúng ta sẽ kiểm soát được thư rác bằng công nghệ. Gmail hiện đang làm rất tốt điều này, và dịch vụ email 163.com của công ty chúng ta cũng khá ổn.

Cá nhân tôi vẫn ưa chuộng email như phương tiện giao tiếp chính, quan trọng hơn cả nhắn tin tức thời (IM). Có lẽ vì khả năng phản ứng nhanh của tôi không tốt lắm, mọi việc đều cần suy nghĩ kỹ càng. Hơn nữa tôi cần phân bổ thời gian hợp lý, kiểu trò chuyện tức thời liên tục làm gián đoạn suy nghĩ khiến tôi không thể chịu nổi. Trừ khi cuộc sống trở nên trống trải đến mức không có việc gì làm, tôi mới dành thời gian chat chit vô bổ trên IM.

Nhiều đồng nghiệp của tôi cho rằng việc quan trọng nên gửi qua email, nhưng điều này đòi hỏi người nhận phải có thói quen kiểm tra email thường xuyên. Trên thực tế không phải ai cũng vậy. Trong nhóm người khác, các vấn đề hệ trọng lại thường được trao đổi qua IM. Nếu có số điện thoại, tôi nghĩ tin nhắn hoặc gọi điện vẫn hiệu quả hơn nhiều.

Thực tế trong công ty, dù có việc quan trọng được gửi email tập thể, để phù hợp thói quen mọi người, vẫn phải nhắc qua IM để kiểm tra email. Có lẽ tất cả đều nhận thức rõ sự bất ổn định của email.

Một yếu tố làm giảm trải nghiệm email là việc thường xuyên thay đổi địa chỉ email. Khi đổi số điện thoại, chỉ cần gọi xác nhận là xong, nhưng với email, khả năng nhận được thư trả lại không đạt 100%. Chính vì chi phí dịch vụ email thấp, mỗi người có thể sở hữu nhiều tài khoản, khiến việc xác định địa chỉ email đang dùng của người ít liên lạc trở nên khó khăn. Sự bất an này thường xuất hiện trong sổ lưu bút của tôi. Không ít người phải hỏi lại địa chỉ email hiện tại của tôi, thậm chí khi trò chuyện trên IM, nếu cần gửi email, họ vẫn phải xác nhận lại địa chỉ và dặn dò kỹ lưỡng. Trong nhiều trường hợp, email đã thoái hóa thành công cụ chia sẻ tập tin (thậm chí chỉ là kho lưu trữ đám mây). Dù tôi đặt địa chỉ email ở vị trí nổi bật nhất trên trang cá nhân, người gửi vẫn luôn dè dặt.

Từ những phân tích trên, tôi đã đề xuất với bộ phận email công ty. Là nhà cung cấp email miễn phí lớn nhất Trung Quốc, chúng ta nên làm gì đó để cải thiện tình hình.

Tôi đề xuất dịch vụ nên cung cấp giao diện tra cứu tần suất đăng nhập email cho công chúng. Nếu người dùng đồng ý, bất kỳ ai cũng có thể kiểm tra tần suất sử dụng của họ. Ví dụ như thời gian đăng nhập gần nhất hoặc mức độ hoạt động trong thời gian qua. Nếu một email không được sử dụng hơn 6 tháng, hệ thống có thể buộc hiển thị trạng thái này. (Thông thường theo quy định, tài khoản không hoạt động sẽ bị thu hồi, nhưng thực tế thời gian thu hồi thường dài hơn nhiều so với cam kết)

Khi thảo luận với đồng nghiệp, có hai ý kiến phản biện chính:

1. Vấn đề riêng tư cá nhân. Người dùng có thể không muốn người khác biết họ có đọc email hay không. Theo tôi, thời gian đăng nhập mờ nhạt không phải bí mật. Nếu ai đó kiểm tra email hàng ngày, họ sẽ không ngại người khác biết mình vừa đăng nhập hôm qua. Tương tự, người kiểm tra email mỗi tuần một lần cũng không coi đó là điều cần giấu. Việc cho phép người gửi biết email đã 6 tháng không hoạt động sẽ rất tiện lợi. Nếu thực sự quan tâm đến riêng tư, người dùng có thể tự chọn tắt tính năng tra cứu này.

2. Nguy cơ tạo điều kiện cho kẻ gửi thư rác. Tôi cho rằng về tổng thể, điều này thậm chí có thể giảm lượng thư rác. Chúng ta đang giảm thiểu việc gửi thư vô ích gây lãng phí băng thông, chứ những kẻ gửi thư rác sẽ không tăng tần suất chỉ vì biết chắc email đó có người đọc. Nhớ