Hệ Thống Xếp Hàng Căng-Tin

18:00 tối hôm nay, tôi xuống căng-tin tầng trệt đúng giờ để ăn tối. Tưởng đâu chỉ cần đến đúng giờ là xong, ngờ đâu hàng người đã dài ngoằng từ bên trong quẩn ra tận cửa ra vào như rắn cuộn. Mất hơn 20 phút mới nhận được suất ăn, quay đầu lại thì thấy dòng người vẫn đông nghịt không giảm. Nhìn quanh, cả trước lẫn sau đều có đồng nghiệp thoải mái ngồi chơi game Monster Hunter 3 trên máy PSP. Lúc này mới tiếc hùi hụi vì không mang máy theo cùng.

Qua vài ngày quan sát, tôi nhận thấy năng lực phục vụ của căng-tin công ty thực ra hoàn toàn ổn. Từ 17:30 đến 18:45 là khoảng thời gian họ xử lý xong bữa ăn cho khoảng 600 nhân viên. Không thể đổ lỗi hoàn toàn cho tốc độ phát suất ăn, bởi sau một tháng theo dõi kỹ lưỡng, tôi nhận ra khả năng cải tiến ở khâu này không cao. Đến cả ý nghĩa của việc tối ưu nữa cũng khá mơ hồ.

Câu hỏi đặt ra là: làm sao giảm bớt thời gian xếp hàng vô ích này? Nhìn sơ qua thì tưởng như bất khả thi, nhưng nếu mở rộng góc nhìn sang toàn bộ hệ thống vận hành tòa nhà, hẳn sẽ tìm được phương án khả thi. Nếu không nâng công suất phục vụ của căng-tin, mà để mọi người đến ngẫu nhiên, lý thuyết cho thấy hàng dài hoàn toàn có thể vượt mốc 200 người. Và tình trạng này sẽ không giảm trừ phi gần cuối giờ.

Phương án khả dĩ là “chuyển bớt thời gian xếp hàng ra khỏi căng-tin”. Thực tế, từng có thông báo từ phòng nhân sự về việc phân chia giờ nghỉ ăn giữa các phòng ban. Ý tưởng này đáng chú ý, nhưng có thể làm tốt hơn nữa nhờ ứng dụng công nghệ.

Trong lúc chờ đợi, tôi đã tranh thủ trao đổi với các đồng nghiệp xung quanh về khả năng sử dụng phần mềm giải quyết vấn đề này. Dù không tránh khỏi việc phải xếp hàng, chúng ta hoàn toàn có thể chuyển bớt thời gian chờ đợi ấy từ trong căng-tin ra không gian làm việc. Nếu tính toán chính xác thời gian di chuyển (phụ thuộc vào chu kỳ hoạt động của thang máy) và thời gian trung bình để nhận suất ăn, hoàn toàn có thể ước lượng công suất xử lý của căng-tin.

Vấn đề sau đó trở thành bài toán phân bổ thời gian tối ưu: xây dựng hệ thống phân ngẫu nhiên khung giờ đến ăn cho toàn bộ nhân viên. Khi mỗi người nghiêm túc tuân thủ khung giờ được thông báo (chỉ cần di chuyển trong vòng 1 phút sau khi nhận tin), cả nhóm sẽ đi thang máy cùng chuyến và đến căng-tin gần như đồng loạt. Như vậy, hàng người xếp hàng sẽ rút ngắn còn khoảng sức chứa của một thang máy.

Ưu điểm rõ rệt là mọi người có thể làm việc khác trong thời gian chờ đợi, thay vì đứng ngây trong căng-tin. Có đồng nghiệp đề xuất lắp camera để hệ thống tự học điều chỉnh, nhưng tôi cho rằng không cần thiết. Với quy mô công ty hiện tại, hầu hết dữ liệu đều có thể dự báo tương đối chính xác. Điều quan trọng là giảm thời gian chờ trong căng-tin xuống dưới 5 phút, đó mới là mục tiêu lý tưởng.

Về vấn đề tuân thủ, có thể thiết kế cơ chế nhắc nhở nhẹ nhàng. Hiện tại hệ thống thẻ ăn đã ghi lại thời điểm ăn cụ thể của từng người. Hàng đêm, chỉ cần công khai bảng thống kê những người thường xuyên lệch giờ, đảm bảo sẽ có nhiều người tò mò viếng thăm trang web để “ngắm nghía” bảng xếp hạng này.

Phần thông báo có thể sử dụng phần mềm nội bộ như PoPo - công cụ đang được toàn công ty sử dụng.

Đương nhiên, cũng có người cho rằng việc xếp hàng hai lần mỗi ngày chính là cơ hội quý báu để giao lưu, trò chuyện. Quan điểm này cũng đáng để cân nhắc - đôi khi những cuộc gặp gỡ tình cờ lại tạo nên những mối quan hệ giá trị lâu dài.